Naczelnik wydziału - Jarosław Kolaska

pok. nr 27

tel. 58 588 22 01

e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Godziny przyjęć: 7.30 - 15.30

Do zakresu działania Wydziału Funduszy Europejskich należy:

1)     pozyskiwanie funduszy europejskich i innych środków zewnętrznych, w tym:

a)    monitoring dostępnych środków z funduszy europejskich, programów ministerialnych oraz innych środków pozabudżetowych;

b)   przygotowanie, kompletowanie oraz składanie dokumentacji aplikacyjnej;

c)    współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu i gminnymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie pozyskiwania środków zewnętrznych;

2)        koordynacja projektów realizowanych w Urzędzie, w tym m.in.:

a)    utrzymywanie bieżących kontaktów m.in. z instytucjami zaangażowanymi
w realizację programów;

b)   opracowywanie sprawozdań, wniosków o płatność i innych dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu;

c)    monitorowanie i kontrolowanie zgodności realizacji przedsięwzięć z zawartymi umowami i obowiązującym prawem;

d)   koordynowanie kontroli prowadzonych przez zewnętrzne instytucje w zakresie pozyskanych środków oraz monitoring wdrożenia zaleceń pokontrolnych;

3)    współpraca z Komitetem Rewitalizacji oraz Zespołem ds. Rewitalizacji w zakresie wdrażania Gminnego Programu Rewitalizacji na lata 2015-2025;

4)    prowadzenie spraw dotyczących działalności gospodarczej, w tym:

a)    dokonywanie wpisu, zmiany wpisu lub wykreślenia wpisu z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;

b)   związanych m.in. z wydawaniem, cofaniem, wygaszaniem oraz odmową wydania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;

c)   wydawanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką;

d)   związanych z rejestrem żłobków, klubów dziecięcych, wykazem dziennych opiekunów;

e)   prowadzenie ewidencji obiektów nie będących hotelami, w których świadczone są usługi hotelarskie;

5)   opracowywanie i koordynacja realizacji Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii;

6)   współpraca z Gminną Komisją ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Narkomanii w zakresie wdrażania Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii;

7)   prowadzenie spraw związanych ze współpracą z organizacjami pozarządowymi, w tym:

a)   prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem i rozliczaniem dotacji;

b)   bieżące informowanie o możliwościach pozyskania środków zewnętrznych na realizację zadań;

8)  opracowywanie i koordynacja realizacji Rocznego Planu Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi;

9) współpraca ze Skarszewską Radą Działalności Pożytku Publicznego w zakresie wdrażania Rocznego Programu Współpracy Gminy Skarszewy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;

10)   współpraca z sołtysami i radami sołeckimi oraz obsługa zebrań wiejskich;

11)  wykonywanie zadań należących do obowiązków organów Gminy w zakresie bezpieczeństwa imprez masowych i zgromadzeń;

12)  obsługa wydarzeń i uroczystości okolicznościowych w zakresie medialnym, np.: zdjęcia, artykuły prasowe;

13) opracowywanie materiałów multimedialnych na temat Gminy Skarszewy oraz skład, montaż i weryfikacja materiałów do publikacji;

14)  udział w promocji Gminy, w tym m.in.:

a)   zbieranie informacji i danych o Gminie;

b)   przygotowywanie materiałów promocyjnych i reklamowych;

c)    uczestnictwo w misjach gospodarczych, targach i wystawach;

d)   uczestnictwo w wydarzeniach okolicznościowych i zawodach;

e)    współpraca z mediami;

15)  współpraca przy przygotowywaniu ofert dla inwestorów krajowych i zagranicznych;

16)  współpraca i koordynacja działań związanych z uczestnictwem Gminy w stowarzyszeniach;

17)  współpraca z Radą Gospodarczą.

Do zakresu działania Wydziału Organizacyjnego

1)       realizacja zadań związanych z przeprowadzeniem wyborów do parlamentów, wyboru prezydenta i organów samorządowych wszystkich szczebli oraz referendów;

2)        współpraca w zakresie przeprowadzania spisów powszechnych;

3)        prowadzenie rejestru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw;

4)        przygotowywanie rocznych planów kontroli;

5)        przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w komórkach organizacyjnych Urzędu;

6)        przeprowadzanie kontroli w jednostkach organizacyjnych i w jednostkach pomocniczych Gminy;

7)        przeprowadzanie kontroli w podmiotach korzystających ze środków publicznych;

8)    opracowywanie zaleceń i wniosków pokontrolnych i przygotowywanie wystąpień pokontrolnych oraz przedstawianie ich do zatwierdzenia Burmistrzowi Skarszew;

9)    sporządzanie i przedstawianie Burmistrzowi Skarszew rocznych sprawozdań z zakresu przeprowadzonych kontroli;

10)   sprawdzanie realizacji zaleceń pokontrolnych;

11)  sygnalizowanie dostrzeżonych lub stwierdzonych nieprawidłowości w funkcjonowaniu Urzędu Miejskiego w Skarszewach lub jednostek organizacyjnych Gminy;

12)    spisywanie zeznań świadków;

13)    rejestracja osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej;

14)    wzywanie osób podlegających kwalifikacji wojskowej do stawienia się przed powiatową komisją lekarską;

15)  wykonywanie zadań z zakresu porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli, w tym przyjmowanie wniosków, zawiadomień i informacji oraz sporządzanie odpowiednich decyzji, w szczególności dotyczących zbiórek publicznych, zgromadzeń publicznych oraz porządku publicznego;

16)    zakup i nadzór nad pieczątkami i pieczęciami urzędowymi;

17)    prowadzenie gospodarki drukami i formularzami;

18)    współpraca z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Informacji Niejawnych;

19)    współpraca z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych;

20)    sporządzanie wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i odznak;

21)    zabezpieczanie środków finansowych w budżecie Gminy na zakup sprzętu biurowego i wyposażenia w budynku Urzędu, angażowanie oraz wydatkowanie środków, kontrola stanu urządzeń;

22)    prowadzenie wykazu ochotniczych straży pożarnych (OSP) na terenie gminy;

23)    opiniowanie w sprawach związanych z zatrudnianiem mechaników – kierowców - konserwatorów bojowych wozów strażackich w jednostkach OSP;

24)    w zakresie spraw związanych z tworzeniem aktów wewnętrznych opracowywanie i aktualizowanie:

a)   Regulaminu Pracy;

b)   Regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze;

c)   Regulaminu wynagradzania pracowników;

d)   Regulaminu przeprowadzania służby przygotowawczej;

e)   Regulaminu przeprowadzania ocen okresowych dla pracowników Urzędu Miejskiego w Skarszewach;

25)  w zakresie spraw osobowych:

a)   prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych poza sprawami dyrektorów szkół i przedszkoli;

b)   opracowanie i wdrażanie systemu ocen pracowniczych oraz nadzorowanie spraw związanych z okresowymi ocenami kwalifikacyjnymi pracowników Urzędu;

c)   organizacja i nadzór nad praktykami i stażami odbywanymi w Urzędzie, w tym współpraca z Urzędem Pracy;

d) opracowywanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej, analiz i informacji o zatrudnieniu i wynagradzaniu pracowników Urzędu;

e)    zgłaszanie pracowników Urzędu na kursy, szkolenia, seminaria, konferencje itp.;

f)   współpraca z instytucjami, jednostkami szkolącymi w zakresie organizacji kursów, szkoleń, seminariów, konferencji itp.;

g)  prowadzenie spraw związanych z rekrutacją pracowników samorządowych oraz odbywaniem służby przygotowawczej;

h)   obsługa organizacyjna i techniczna prowadzonej działalności socjalnej na rzecz pracowników Urzędu;

i)     prowadzenie spraw z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Urzędu i pracowników Urzędu;

26)   prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;

27)   prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu;

28)   organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie;

29)   prowadzenie dokumentacji z zakresu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników;

30)   kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych;

31)   przygotowywanie dokumentów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy;

32)   przygotowywanie świadectw pracy;

33)   przygotowywanie planów urlopów wypoczynkowych i prowadzenie ich ewidencji;

34)  zabezpieczanie środków finansowych w budżecie gminy na podnoszenie wiedz i kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu, w tym sporządzanie umów dotyczących podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie;

35)    przygotowywanie zaświadczeń dotyczących zatrudnienia i wynagrodzenia pracowników Urzędu;

36)    przygotowywanie zaświadczeń lub sporządzanie kopii dokumentów znajdujących się w archiwum zakładowym dla byłych pracowników Urzędu w zakresie zatrudnienia;

37)    prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników;

38)  sporządzanie umów w sprawie używania do celów służbowych samochodów nie będących własnością pracodawcy;

39)    prowadzenie ewidencji pracowników podlegających okresowej ocenie;

40)    wydawanie legitymacji służbowych pracownikom Urzędu i prowadzenie ich rejestru;

41)    zabezpieczanie środków finansowych w budżecie gminy na bieżące utrzymanie budynku Urzędu, angażowanie oraz wydatkowanie środków, opisywanie faktur za wydatkowane środki oraz sporządzanie sprawozdań z wydatkowania na te cele środków;

42)  przygotowywanie wniosków do PUP o zorganizowanie stażu dla osób bezrobotnych oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;

43)  nadzór nad zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania systemów informatycznych w Urzędzie, w tym:

a)   zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sieci informatycznej LAN i WAN;

b)   sprawowanie nadzoru nad sprawnością techniczną i eksploatacyjną urządzeń infrastruktury teleinformatycznej;

c)    koordynacja oraz odpowiedzialność za rozwiązywanie bieżących problemów informatycznych;

44) pełnienie funkcji ASI (Administratora Systemów Informatycznych – ASI), administratora systemów dziedzinowych, w tym:

a)    RADIX – Pełen pakiet oprogramowania;

b)    SIDAS – Madcom (EZD);

45)  nadzór i uczestnictwo w pracach związanych z modernizacją infrastruktury teleinformatycznej Urzędu, w tym:

a)    rozwój systemu informatycznego (sieci informatycznej, oprogramowania i sprzętu);

b)   monitorowanie rynku IT pod kątem możliwości zastosowanie nowych rozwiązań z tej dziedziny w Urzędzie;

c)    nadzór nad projektami informatycznymi dotyczącymi infrastruktury teleinformatycznej;

d)   nadzór nad umowami z firmami zewnętrznymi w zakresie działań informatycznych prowadzonych przez Urząd Miejski;

e)   inicjowanie i nadzorowanie wprowadzania nowych technologii związanych z rozwojem infrastruktury informatycznej;

f)    pomoc w przygotowaniu dokumentacji przetargowej i uczestnictwo w postępowaniach przetargowych związanych z zagadnieniami informatycznymi;

46)    nadzór nad funkcjonowaniem elektronicznego obiegu dokumentów;

47)    współpraca w zakresie aktualizacji strony internetowej Urzędu oraz Biuletynu Informacji Publicznej;

48)    dokonywanie napraw bieżących oraz usuwanie usterek sprzętu komputerowego;

49)    obsługa i utrzymanie ciągłości pracy;

50)    prowadzenie ewidencji sprzętu oraz programów komputerowych stosowanych i dopuszczonych do pracy, rejestru wykonanych czynności eksploatacyjnych jak również serwisowych na stanowiskach komputerowych w poszczególnych komórkach organizacyjnych;

51)    sprawowanie nadzoru nad legalnością stosowanego oprogramowania i właściwością zabezpieczenia danych gromadzonych w Urzędzie przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych (archiwizacja danych, kontrola antywirusowa itp.);

52)    prowadzenie całości spraw związanych z zaopatrywaniem pracowników w materiały biurowe;

53)    zapewnienie obsługi kancelaryjnej Urzędu, sekretarskiej Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza;

54)    prowadzenie rejestru skarg i wniosków;

55)    opracowanie analiz i sprawozdań dotyczących skarg, wniosków oraz indywidualnych spraw mieszkańców;

56)    prowadzenie księgi kontroli Urzędu przeprowadzanych przez instytucje kontrolne;

57)    prenumerowanie dzienników, czasopism oraz zakup wydawnictw specjalistycznych;

58)    przyjmowanie, rejestracja, podział i wysyłka korespondencji;

59)    prowadzenie rejestru wydanych delegacji służbowych;

60)    kierowanie pracą sekretariatu Urzędu, centralą telefoniczną Urzędu zwłaszcza  w zakresie serwisowania;

61)    sprawowanie nadzoru nad przemieszczeniem sprzętu powierzonego pracownikom;

62)   wykonywanie czynności informacyjnych i udzielanie wskazówek oraz wstępna pomoc administracyjna przy sporządzaniu dokumentów dla klientów Urzędu;

63)    obsługa elektronicznego obiegu dokumentów;

64)    obsługa kancelaryjno ­- biurowa Rady i jej organów przy współpracy z radcą prawnym;

65)    zapewnienie terminowego przygotowania przez odpowiednich pracowników materiałów na sesje i posiedzenia komisji;

66)    udział w opracowywaniu projektów działania Rady na okres kadencji, rocznych;

67)    prowadzenie rejestru skarg i wniosków obywateli zgłoszonych w czasie dyżurów przewodniczącego Rady oraz radnych, a także tych, które wpływają na adres Rady lub jej organów, podejmowanie działań dla ich rozpatrzenia przez kompetentne organy;

68)    współdziałanie w zakresie ustalonym przez Przewodniczącego Rady w planowaniu i organizowaniu konsultacji społecznych oraz podawaniu ich wyników do wiadomości publicznej;

69)    prowadzenie spraw związanych z wygaśnięciem mandatów Radnych, zmianami w składzie osobowym Rady lub jej organów;

70)  prowadzenie rejestru uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza, a także prowadzenie zbiorów uchwał i zarządzeń;

71)  przedkładanie uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej – odpowiednio do właściwości organów nadzoru;

72)    przedkładanie uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza do publikacji w BIP i na stronie internetowej Gminy;

73)    udział w komisjach oraz innych spotkaniach wynikających bezpośrednio z działalności Rady Miejskiej;

74)    stała współpraca z przewodniczącym Rady Miejskiej oraz osobami wyznaczonymi do spraw obsługi Rady Miejskiej;

75)  opiniowanie projektów umów długoterminowych, umów niestandardowych, umów z udziałem podmiotów zagranicznych oraz umów dotyczących zobowiązań znacznej wysokości;

76)  prowadzenie spraw z zakresu udzielania informacji publicznej;

77)   prowadzenie spraw z zakresu skarg i wniosków;

78) funkcja Komendanta Gminnej Ochrony Przeciwpożarowej wraz zadaniami z tego wynikającymi, a w szczególności:

a)   organizowanie i prowadzenie ćwiczeń i szkoleń podległych jednostek OSP;

b)   organizowanie i prowadzenie działań ratowniczych jednostek OSP;

c)   dokonywanie kontroli gotowości operacyjno-technicznej w OSP;

d)  nadzór nad: wykorzystaniem i utrzymaniem w należytym stanie technicznym obiektów użytkowanych przez jednostki OSP; utrzymaniem w stałej i pełnej sprawności technicznej sprzętu pożarniczego w OSP; właściwym, zgodnym z obowiązującymi przepisami użytkowaniem i eksploatacją pojazdów samochodowych, motopomp i innego sprzętu pożarniczego; bieżącym prowadzeniem przez kierowców – mechaników dokumentacji technicznej użytkowanego sprzętu silnikowego i samochodów pożarniczych; wykonywaniem obowiązków kierowców – mechaników;

e)    opiniowanie zasadności zakupu sprzętu stanowiącego wyposażenie podległych jednostek;

f)   stała bieżąca współpraca z Komendą Powiatową Państwowej Straży Pożarnej, Zarządem Powiatowym i Gminnym ZOSP RP oraz innymi instytucjami zajmującymi się sprawami ochrony p.poż. na terenie gminy;

g)  realizacja ustalonych przez wojewodę zadań krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze Gminy;

h)  współpraca z komendantem powiatowym PSP w zakresie realizacji zadań KSRG;

i)   inicjowanie prac i działań organów Gminy w zakresie zaopatrzenia obszaru gminy w wodę do celów gaśniczych;

j)  realizacja zadań w zakresie zapewnienia ochrony p.poż. i ochrony przed innymi miejscowymi zagrożeniami gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej;

k)   przeprowadzanie w imieniu Gminy przeglądów ochrony p.poż.,

l)   udział w projektowaniu budżetu gminy, w części dotyczącej ochrony przeciwpożarowej dot. funkcjonowania jednostek OSP oraz sprawozdania z realizacji prowadzonych zadań;

m) udział w inspekcjach gotowości operacyjno-bojowej jednostek OSP, prowadzonych przez organy inspekcyjne PSP;

n) bieżąca współpraca ze starostwem oraz komendantem powiatowym PSP w zakresie ochrony przeciwpowodziowej oraz zapobiegania innym nadzwyczajnym zagrożeniom życia i zdrowia ludzi lub środowiska na obszarze gminy;

o)   współudział w opracowaniu planów ratowniczych powiatu w części dotyczącej obszaru gminy;

p)   udzielanie pomocy jednostkom OSP funkcjonującym na obszarze gminy;

q)   prowadzenie na obszarze gminy działalności z zakresu popularyzacji zasad ochrony przeciwpożarowej;

r)    prowadzenie wewnętrznego rejestru umów finansowanych ze środków budżetowych Gminy;

s)    prowadzenie wewnętrznego rejestru upoważnień i pełnomocnictw z zakresu prowadzonych zadań;

t)    realizacja zadań obronnych wynikających z planu operacyjnego funkcjonowania Gminy;

79) obowiązki kierowców OSP;

80) utrzymywanie w stałej sprawności technicznej powierzonego samochodu, sprzętu silnikowego, pożarniczego będącego w gestii OSP;

81) opracowywanie i realizacja wniosków w zakresie wykonywania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony kraju;

82)  planowanie i koordynowanie działalności w zakresie obrony cywilnej;

83)  opracowywanie i aktualizowanie planu obrony cywilnej gminy;

84)  nadzór nad utrzymaniem w pełnej sprawności systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania ludności;

85)  prowadzenie doraźnych kontroli okresowych treningów zgrywających;

86)  prowadzenie szkoleń w urzędzie w zakresie obrony cywilnej;

87)  szkolenie ludności w zakresie powszechnej samoobrony;

88)  opracowywanie wytycznych Szefa Obrony Cywilnej (OC) do działalności w przedmiotowym zakresie na szczeblu gminy;

89)    dokonywanie oceny stanu przygotowania OC i przedstawiania w tym zakresie wniosków szefowi OC;

90)    planowanie i realizacja przedsięwzięć związanych z funkcjonowaniem urządzeń specjalnych;

91)    zapewnienie ochrony publicznym ujęciom i urządzeniom wodnym przed środkami rażenia;

92)    realizacja działań w zakresie zaciemniania i wygaszania oświetlenia w mieście, sołectwach, zakładach pracy;

93)    planowanie przedsięwzięć związanych z ochroną zakładów pracy oraz obiektów użyteczności publicznej przed działaniami środków rażenia;

94)    zaopatrywanie formacji OC w sprzęt techniczno - wojskowy, umundurowanie oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie;

95)    prowadzenie spraw związanych z obronnością poprzez:

a)    realizację regulaminu organizacyjnego na czas stanu nadzwyczajnego;

b)   realizację regulaminu stałego dyżuru;

c)    szkolenie obronne;

d)   opracowanie zestawu zadań obronnych;

e)    realizację planu zamierzeń obronnych;

f)    tworzenie zapasowych miejsc pracy;

96)    świadczenie pomocy prawnej na rzecz Urzędu Miejskiego w Skarszewach.

Dodatkowo pomoc prawną na potrzeby urzędu świadczyć może podmiot zewnętrzny wybrany zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1843);

1)    pomoc prawna w takim przypadku obejmuje:

a)    opiniowanie projektów zarządzeń Burmistrza;

b)   opiniowanie projektów regulaminów pracy, regulaminów organizacyjnych i procedur obowiązujących w Urzędzie;

c)    opiniowanie projektów umów cywilnoprawnych zawieranych przez burmistrza;

d)   przygotowanie, prowadzenie i reprezentowanie spraw gminy przed sądami i organami administracji publicznej;

e)    doradztwo prawne, konsultacje i udzielanie opinii prawnych w sprawach związanych z działalnością burmistrza, Urzędu - w zależności od potrzeb;

f)    udzielanie wyjaśnień i informacji pracownikom Urzędu, w kwestiach prawnych związanych z wykonywanymi obowiązkami na poszczególnych stanowiskach -  w zależności od potrzeb.